את דקלה ואסף אפשטין יכול להיות שאתם כבר מכירים. הם עובדים חזק בזירה הדיגיטלית, ועוזרים לבעלי עסקים למנף את הפעילות השיווקית והעסקית שלהם.
תפסנו אותם לראיון זוגי, בנושא עסקי, אז אם לא יצא לכם לשמוע עליהם עדיין, אנחנו שמחים להיות הסיפתח.
הכירו את הזוג אפשטין (עם י’ אחת)
דקלה
“מינוף עסקים בערוצים דיגיטליים“. עוסקת בשיווק דיגיטלי לעסקים, מלמדת 12 פלטפורמות לשיווק אורגני, מנהלת קורסים דיגיטליים, ומובילה בעלי עסקים לייצור רשימות תפוצה באמצעות שיתופי פעולה. מקימת ‘הבמה הדיגיטלית’, המאפשרת לעסקים קבלת חשיפה והגדלת רשימות תפוצה.
אסף
לא איש של טייטלים, להגדרתו. עוסק בבניית פתרונות טכניים למשווקים באינטרנט, מקים אתרי קורסים אינטרנטיים ובונה תהליכי אוטומציה מורכבים, שעוזרים לייעל את חווית המשתמש עבור הלקוח, ובמקביל גם את חוויית התפעול עבור בעל העסק.
עובדים יחד או מפרידים כוחות? איך זה מסתדר לכם?
אסף: “הדבר הנכון לומר הוא, שאנחנו עובדים יחד, בהפרדת כוחות. לכל אחד יש את העסק שלו והלקוחות שלו. כמובן שיש הפניות הדדיות אם זה רלוונטי”.
דקלה: “אנחנו קוראים לזה נקודת ממשק, זאת בעצם נקודת חיבור בינינו. כמו שאסף אמר, אלה הפניות הדדיות. שני עסקים נפרדים לחלוטין, אבל בהחלט יש נקודת ממשק משותפת. אם למשל מגיע אלי לקוח שנמצא בשלב של בניית קורס, וקשה לו עם הצד הטכני – אני אפנה אותו לאסף, וההיפך, אם הוא עובד עם לקוח שצריך עזרה בנושא השיווק הדיגיטלי”.
“בתחילת הדרך” מוסיף אסף, “דקלה היתה עושה הרבה דברים בצורה ידנית, והרבה מאוד פעולות חזרו על עצמן, שזה די מיותר. אז בניתי לה תהליך שמתחיל בעצם עוד לפני התשלום של הלקוח, דרך האונבורדינג, וממשיך גם לאחר סיום התשלום. ככה שאם יש לי רעיון למשהו שיכול לשפר את התהליך שלה, אני כמובן מציע. לרוב היא נותנת לי חופש פעולה”.
“אני זוכר שאמרתי לעצמי, וואלה, נראה שהממשק הזה ייתן לי יותר ממערכת הדיוור שהשתמשתי בה אז, ועברתי”.
מה היה הצורך או האתגר שהוביל אתכם לתחילת העבודה עם smoove?
אסף: “לי יש ותק גדול יותר בעצמאות, אז זה הגיע ממני. השתתפתי בזמנו בהצגת התכלית הראשונה שעשיתם, לפני כמה שנים, כשכל הנושא היה עדיין ממש בחיתולים. ואני זוכר שאמרתי לעצמי, וואלה, נראה שהממשק הזה ייתן לי יותר ממערכת הדיוור שהשתמשתי בה אז, ועברתי. הצורך בזמנו היה לדוור בעיקר, ולהתחיל לעבור משיטה של סדרת מסרים, לשיטה של תהליך אוטומציה. אני חושב שגם סמוב כבר לא הייתה מערכת דיוור באותו זמן, אלא מערכת אוטומציה שיווקית, ובעצם היום, כל התהליכים, גם אם הם רק סדרת מסרים – נבנים אצלי באוטומציה בסמוב. זה מאפשר הרבה יותר דברים כמו התניות, ביטולים, שינוי פרמטרים אצל הלקוח וכו’”.
“כן יש עדיין דברים שחסרים לי, ואני דואג להשמיע אותם מדי פעם” הוא מתוודה בחיוך (הוא יודע שאחד הדברים האהובים עלינו, זה הפידבקים מהלקוחות).
“בגדול – גם הקטע של התממשקות למערכות נוספות, Airtable, Google sheets, מערכות סליקה – מאפשר לתת תהליך מקיף וכולל, לכל צורך. אפילו אם הוא מאוד ספציפי כמו וובינר או רישום לסדנה, אפשר לעשות אותו יעיל יותר, גם מבחינת התהליך, וגם מבחינת התוצאה”.
כשדקלה נהייתה עצמאית, היא בעצם נכנסה ישירות לסמוב, כי היא כבר הבינה והכירה את היתרונות, לדבריה, ולא היתה סיבה לחפש במקום אחר.
אז בעצם דקלה, את מתפעלת את המערכת, על בסיס התשתית שאסף בנה עבור העסק שלך?
דקלה: “אסף בנה את התשתית ואני עובדת על המערכת. לכל במה דיגיטלית אני בונה תשתית ואוטומציה נפרדת”.
כדי להבין במה מדובר ואיך זה עובד, אסף מסביר מה הרעיון שעומד בבסיס הבמה הדיגיטלית:
“בגדול, מדובר בדף נחיתה שמציע מספר מתנות ממספר בעלי עסקים.
המתנות מוצגות בדף הנחיתה, ויש בו טופס עם צ’ק בוקסים של כל המתנות המוצעות. ואז כל מי שמקבל עדכון על כך, מאחד מבעלי העסקים המופיעים בבמה (כחלק מרשימת התפוצה של אותו בעל עסק, או דרך פרסום כלשהו) – מסמן בטופס איזה מתנות הוא רוצה לקבל. כל אחד מבעלי העסקים המשתתפים מעדכן משהו במערכת הדיוור האישית שלו, ואני, באוטומציה דרך זאפייר, מחבר את הטופס למערכת הדיוור של בעל העסק, אם גולש סימן את המתנה שלו. מכיוון שבכל במה יש בעלי עסקים שונים שמשתתפים, לכל במה צריך לבנות את התהליך מחדש”.
הבמות הדיגיטליות
“וואו, כמה שזה חסך לי. לבדוק אם קיבלו מיילים, אם הם מתאימים, לזכור הכל. אני מפיקה בין שש לשבע במות בחודש, כל פעם בתחום אחר, ואני חייבת שהכל יהיה מעודכן”
ספרו על תהליך מגניב שעשיתם לאחרונה
דקלה: “התהליך אצלי הוא אוטומציה מאוד ארוכה, באמת, משפך מטורף שאסף עשה עבורי.
התהליך מתחיל לאחר שסיימתי שיחה עם בעל עסק. מרגע זה הם נכנסים לתהליך האוטומטי ששולח להם מייל. אם הם לא מתאימים לבמה הדיגיטלית, הם חייבים לעבור קודם את קורס ההכנה הדיגיטלי, המכשיר אותם לנושא, ומי שכן מתאים להשתתף בבמה, מתחיל לקבל סדרת מסרים שהוא מתאים לבמה בנוסף להרבה מאוד ערך על מה הולך לקרות במידה ויחליטו לקבל את השירות. יש סדרה של משהו כמו 15 מסרים, כל פעם מסר שנותן דגש בתחום אחר. הם ממש מקבלים מעטפת תומכת מהרגע שהחליטו לקחת חלק בשירות הזה.
אסף ממהר להוסיף “חשוב לעדכן גם שבכל שלב, האוטומציה בודקת, אם הוא התקדם בתהליך. למשל, אם זה לפני תשלום, אז צריך לשלוח לו את המיילים בנושא התשלום. בכל נקודת זמן, האוטומציה בודקת האם הוא עבר לשלב של אחרי תשלום, ואם לא – הוא ממשיך לקבל את המסרים“.
את התהליך מתחילים במערכת airtable המתממשקת עם סמוב, שם דקלה מסמנת אם הלקוח מתאים או לא מתאים, ואז מופעלת האוטומציה המתאימה.
וכל זה בעצם, במקום שאת תעשי את הטלפונים האלה באופן אישי
דקלה: “וואו, כמה שזה חסך לי. לבדוק אם קיבלו מיילים, אם הם מתאימים, לזכור הכל. אני מפיקה בין שש לשבע במות בחודש, כל פעם בתחום אחר, ואני חייבת שהכל יהיה מעודכן”
ואיך את מסתדרת עם התפעול של זה, מסובך מבחינה טכנית?
דקלה: “מה שנשאר לי לעשות, ממש קל לתפעל. אני רק מסמנת אם הם מתאימים או לא, והמערכת כבר עושה את כל השאר במקומי”.
היא מוסיפה, בפרגון מקסים לאיש שאיתה, שזאת רק דוגמה קטנה, ו”לאסף יש הרבה יותר דוגמאות מיוחדות לתהליכים שהוא עשה”.
נשמח לשמוע על תהליך כזה!
אסף: “אוקי, אז קודם כל, משהו מאוד קטן ושכיח – אוטומציה של תזכורת לפני שיחה, גם עם סמסים. שולח שעה לפני השיחה גם מייל וגם סמס, ואם זאת שיחה בזום מצורף גם הלינק, וכו’. אבל, אני אתן דוגמה לאוטומציה שאני ממש אוהב והיא יחסית אחת החדשות יותר שעשיתי.
במסגרת הקמת אתרים, אני נותן רשיונות שימוש לכל מיני תוספי פרימיום של וורדפרס, שעולים כסף. אני נותן אותם בהגבלה למספר חודשים, ובעצם יש לי תאריך חידוש שבועי לכל לקוח. אני הכנסתי אצל כל לקוח, שדות אישיים המציינים מהם התוספים בהם הוא משתמש, מה מזהה המוצר שלהם בחנות התוספים שלי, ומהו התאריך שבו הם צריכים לחדש את הרישיון. ואז בעצם האוטומציה יושבת ומחכה שיגיע הזמן של שבועיים לפני התאריך, ומתחילה לנדנד”.
בשלב זה, לטובת כל המאותגרים (כמוני), חילקתי את הקטע הבא לשלבים, כדי שיהיה ברור בדיוק מה קורה אצל אסף באוטומציה. אתם יכולים להסתכל על זה כמו מתכון, אבל בזהירות, זה לבשלנים מומחים:
* שבועיים לפני הזמן, המערכת שולחת מייל עם מיקוד, בהתאם לתוספים הרלוונטיים שיש לכל אחד.
* במייל הם מקבלים קישורים לחידוש הרישיונות הספציפיים בהם הם משתמשים (כל אחד רואה רק את מה שרלוונטי אליו מתוך המייל). בנוסף, יש שם קישור חכם עם התוספים עצמם, שמעביר אותם ישירות לתוך סל הקניות ברכישה.
* לאחר שבוע, האוטומציה בודקת אם בוצע חידוש רכישה, ואיזה תוסף חודש (יכול להיות שהוא חידש רק תוסף אחד מתוך שלושה שהיו לו). האוטומציה בודקת כל אחד. במידה ולא חידש אף אחד – יקבל מייל תזכורת נוסף.
* לאחר כמה ימים הוא יקבל עוד מייל, ואח”כ גם סמס.
* שלושה ימים לפני סיום התוקף, במידה ולא חודש הרישיון, האוטומציה שולחת לאסף התראת מנהל. ואז הוא יכול להחליט מה לעשות עם זה, האם לפנות אליהם ולתזכר אותם וכו’.
* אם הלקוח חידש את הרישיון, האוטומציה תעדכן את פרטי איש הקשר שלו במערכת, תמתין כמה ימים, ותוסיף שנה לתאריך החידוש, כדי שהתהליך יתחיל מחדש בשנה הבאה.
“בעצם, אני לא ממש יודע מה קורה שם” הוא משתף, “אני יכול לקבל פתאום עדכון על תשלום במערכת הסליקה ואז נזכר שבאמת עברה שנה ומישהו היה צריך לחדש את הרישיון. כל האוטומציה הזאת היא עכביש כזה, שבנוי סה”כ משלושה מיילים וסמס, אבל הרבה מאוד בלוקים של עדכונים פנימיים של איש הקשר”.
תגיד, התהליכים האלה הם תוצר של ניסוי וטעיה? או שאתה יודע מראש מה הבעיה ואיך לפתור אותה?
אסף: “האמת שלא, לא תמיד אני יודע מראש, כי למשל כמו בתהליך שסיפרתי עליו, היתה לי קצת בעיה עם ההתניות, וממש תוך כדי הדרך הבנתי מה אני רוצה שיהיה. אבל אוטומציה לא נבנית כי בא לי לבנות אוטומציה, זה תמיד מגיע מתוך צורך. למשל את האוטומציה הזאת בניתי כי בתחילת השירות היו שניים שלושה תוספים, וכולם קיבלו אותם, וכשהשירות התפתח עם הזמן, גם התווספו עוד כלים וגם לא כולם משתמשים בהכל. אז אני לא יכול לשלוח מייל אחד גנרי לכל הלקוחות שלי, וצריך לראות איך לעשות את זה ספציפית לכל לקוח, ופה למשל יש את הפתרון של המייל הממוקד”.
אז אם הלקוחות שלך מגיעים אליך עם איזושהי בעיה, הם באים בידיעה שהם צריכים אוטומציה? או שקורה מצב שהם באים עם בעיה כלשהי בעסק, ותוך כדי חשיבה על הפתרון אתה מגיע למסקנה שצריכים אוטומציה?
אסף: “בהחלט קורה. קודם כל יש כאלה שבאים ואומרים שהם רוצים לעשות את האוטומציה אבל אין להם זמן ולא יודעים להתעסק את זה, ואני בעצם בונה להם את התהליך שהם רוצים. מתחילים מתרשים זרימה שבונים יחד, ואז מעלים אותו לקנבס של סמוב. ויש כאלה שבאים באמת עם איזושהי בעיה, שהם לא משתמשים במילה אוטומציה. הם כן מבינים שיש כאן משהו שאפשר לשפר, ואז אני אומר להם שבעזרת כך וכך, אפשר לבנות להם את התהליך במערכת, ויכול להיות שצריך התממשקות עם עוד מערכות חיצוניות”.
מה הפיצ’ר החביב עליכם במערכת?
אסף: “אני אומר טופס תמיכה. אמיתי. זה נשמע מצחיק, אבל באמת” הוא צוחק. “אני רואה את זה ככה שסמוב משרתת אותי, ולא להיפך, לכן, כל הכלים שיש שם משמשים אותי, וכשחסר לי משהו אני מעלה את הרעיונות שלי. אבל לפעמים יש לי רעיון שאני לא יודע איך ליישם אותו במערכת, ואני שואל את התמיכה והם גם נותנים לי רעיונות. זה באמת פיצ’ר שהוא לא רק ‘אני לא יודע לעשות משהו’, אלא יותר ברמה האסטרטגית של התכנון. לפני כמה ימים קיבלתי מנמרוד הצעה ממש יעילה לבעיה שצצה לי בתכנון של אחת האוטומציות ללקוח. משהו שלא חשבתי עליו בעצמי. הרבה פעמים אני מתייעץ גם עם התמיכה, ולא רק שואל שאלות של ידע”.
דקלה: “אצלי מה שהכי נוח זה רשימות תפוצה. בחשבון שלי יש עשרות של רשימות, מחולקות לפי קטגוריות ותתי קטגוריות. כל במה דיגיטלית מדוורת בעצם לתחום ספציפי, ולכן לכל תחום יש רשימה שונה וזה עושה לי הרבה מאוד סדר”.
ולסיום, טיפ שלכם לעבודה עם המערכת?
“לבדוק תמיד איזה מערכת תיתן את הפתרונות הכי טובים בצורה הכי טובה. זאת אומרת, זה לא רק הפתרון אלא גם שלא תצטרכו לשבור את הראש איך ליישם את הפתרון הזה”.
“ועם סמוב – פשוט להתחיל ללמוד. לעשות דברים בעצמכם, להתנסות, לשחק על הקנבס, וללמוד איך לעשות דברים לבד”.
*
וואו, כמה השראה וחומר למחשבה.
מסקנה ראשונה – אם אתם עושים יותר מדי פעולות ידניות שחוזרות על עצמן בעסק, כנראה שאפשר לפתור את זה בעזרת אוטומציה. התוצאות חוסכות זמן משמעותי, מגדילות את התפוקות ואיכות הביצוע, ופשוט מקלות על החיים.
מסקנה שניה – מומלץ לחלק את רשימות התפוצה לקטגוריות ותתי קטגוריות, כדי להצליח לנהל בצורה יעילה עשרות אלפי אנשי קשר.
מסקנה שלישית – היום אין כמעט צורך עסקי שאי אפשר לענות עליו באמצעות תהליך אוטומציה.
אני לא יודעת מה איתכם, אבל לי זה עשה חשק לבדוק איזה פעולות אני יכולה להעביר לאוטומציה, ולאיזה תת קטגוריה כדאי לי לחלק עכשיו את רשימת אנשי הקשר שלי.
* יש לכם סיפור מעניין על העבודה עם המערכת? שתפו אותנו כאן בתגובות ואולי נארח גם אתכם בבלוג שלנו.
